Welkom terug! In Deel 1 van onze reeks verkenden we de reis die leidde tot de uitgebreide revisie van onze Kennisbank. We bespraken de bescheiden begin, de vorming van het DreamHost Kennisbeheerteam en de data-gedreven inzichten die ons ambitieuze project voedden. Nu, in Deel 2, zijn we klaar om in de details te duiken en precies te onthullen hoe we onze visie tot leven hebben gebracht.
Fase 1: Het Bouwen van een Sterke Basis
Het doel was om de Kennisbank (KB) te transformeren tot een bron waar elk artikel—vooral de zeer technische—beknopt, uitvoerbaar, goed gestructureerd zou zijn, en indien nuttig, ondersteund met visuele hulpmiddelen. Met zo’n grote uitdaging hadden we een solide plan nodig.
Een driefasenaanpak is ontwikkeld om geleidelijk voort te bouwen op de vooruitgang, met als doel de revisie binnen zes maanden af te ronden. Fase 1 richtte zich op het stellen van duidelijke richtlijnen en prioriteiten.
- We begonnen met het verfijnen van onze stijlgidsen en het bijwerken van projectmanagementtools om onze workflow te stroomlijnen.
- Vervolgens hebben we een uitgebreide QA-checklist opgesteld om herschrijvingen te standaardiseren. Dit zorgde ervoor dat elk artikel een consistente toon, structuur en niveau van technische diepgang had.
- Uiteindelijk hebben we een gestructureerd artikelraamwerk opgezet, ontworpen om zelfs de meest complexe instructies te verdelen in eenvoudige, stap-voor-stap richtlijnen. Als een klant een vraag had, wilden we dat ze op een artikel terechtkwamen dat hen direct een antwoord gaf—zonder te hoeven raden.
Met deze blauwdruk stevig op zijn plaats, waren we klaar om de visie tot leven te brengen.
Fase 2: De KB-Verbouwing
Het project begon met wat leek op een logische strategie—één categorie tegelijk bijwerken. Dit klonk in theorie perfect. Echter, in de praktijk bleek deze methode langzamer dan verwacht vanwege de uiteenlopende complexiteit van elk artikel. Tegen de tweede maand begon het project achter te lopen op schema en moesten we ons plan heroverwegen.
We zijn geswitcht naar het prioriteren van de artikelen met het meeste verkeer eerst, gebaseerd op lengte en complexiteit. De meest geavanceerde artikelen werden vervolgens uitgesteld totdat we hulp konden krijgen van Materiedeskundigen (SMEs). Dit was direct een overwinning voor onze klanten en gaf de momentum van het team een flinke boost.
Synchroniseren
Om nog meer consistentie in ons schrijfproces te brengen, hebben we wekelijkse Schrijfsynchronisaties geïntroduceerd—samenwerkende vergaderingen waarin het team besprak hoe we elk technische documentatie benaderden (en af en toe afgeleid werden door discussies over passieve stem, de lengte van opsommingstekens en wanneer ‘klik’ of ‘selecteer’ te gebruiken). Deze vergaderingen versterkten onze genuanceerde richtlijnen terwijl ze onze individuele methoden verenigden in een samenhangende praktijk.
Het duurde niet lang voordat we zagen dat de ‘Writing Sync’ vergaderingen essentieel waren geworden voor het internaliseren van onze processen. Maar belangrijker nog, ze versterkten de communicatie en kweekten een omgeving van vertrouwen. Dit verbeterde zowel de kwaliteit van elke herschrijving als versnelde ons tempo verder.
De Laatste Loodjes
De laatste maanden van 2024 zagen ons op volle toeren draaien. De processen die we maandenlang hadden verfijnd, waren nu een tweede natuur geworden. Als gevolg hiervan vond het team zijn ritme, overwon vroege tegenslagen en voltooide het project voor op schema.
Fase 3: De Toekomst Vormgeven
Met de revisie voltooid, vertragen we niet. Fase 3, gelanceerd in 2025, markeert de volgende stap in onze evolutie—de Kennisbank afstemmen op klantbehoeften en voortschrijdende technologieën.
Hierop concentreren we ons vervolgens:
- Moeiteloze Navigatie – We herstructureren de kennisbank zodat gebruikers sneller antwoorden kunnen vinden.
- Data-Gedreven Beslissingen – Analytics zal continue verbeteringen sturen, zorgend dat de juiste inhoud prominent blijft.
- Beoordelingscycli — Regelmatige check-ins voor belangrijke onderwerpen zullen garanderen dat de inhoud accuraat en relevant blijft.
Eenmaal voltooid, zal de Kennisbank een intuïtieve zelfbedieningsbron zijn die meegroeit met onze klanten en snelle en betrouwbare ondersteuning biedt.
Het Volgende Hoofdstuk, Geschreven Voor Jou
Het DreamHost Kennisbeheerteam heeft alles wat we hadden in dit project gestoken, waarbij we bijna 700 artikelen in slechts zes maanden hebben verbeterd—een ervaring en prestatie die ons eraan herinnerde waarom we zo diep geven om dit werk.
Bedankt dat je deel uitmaakt van dit verhaal. We horen graag je gedachten en hopen dat de nieuwe Kennisbank je helpt om nog meer uit je DreamHost ervaring te halen.
Zie je in de Kennisbank!