12 Sprytnych Sposobów Na Zwiększenie Produktywności Dzięki SI

Prowadzenie biznesu może przypominać kierowanie cyrkiem. Może nie masz słoni balansujących na olbrzymich plażowych piłkach, ale z pewnością żonglujesz wieloma zadaniami, jednocześnie balansując na linie rentowności.

Czy nie byłoby miło zrzucić z siebie trochę obowiązków?

No, to co robią teraz inteligentni przedsiębiorcy. Ich sekret to SI.

Nie zasugerujemy, że sztuczna inteligencja może zautomatyzować cały Twój dzień pracy lub zastąpić personel, ale nie ma wątpliwości, że technologia może zwiększyć Twoją produktywność w pracy.

Aby pomóc Ci odblokować te korzyści, przygotowaliśmy praktyczny przewodnik po produktywności z wykorzystaniem SI.

Gotowy, aby zacząć? Ruszajmy!

Jak SI Może Zwiększyć Twoją Produktywność

AI przeżywa teraz swoje pięć minut. Prawdopodobnie słyszałeś, jak ludzie mówią, że technologia „zrewolucjonizuje każdą branżę” i „zastąpi wszystkich robotami”.

To jeszcze wyjdzie w praniu. Na razie nie jesteśmy na tym etapie.

SI jest bardziej jak naprawdę mądry stażysta. Prawdopodobnie nie powinieneś pozwalać jej działać bez nadzoru. Ale z odpowiednimi instrukcjami, może obsługiwać szereg zadań i wspierać Twoją pracę.

Tak samo ważne jest to, że większość narzędzi SI jest znacznie łatwiejsza w użyciu niż tradycyjne oprogramowanie. Wystarczy wpisać, czego potrzebujesz i poczekać na odpowiedź. Jeśli pierwsza odpowiedź nie jest do końca prawidłowa, wystarczy poprosić o poprawki.

Co AI może (i czego nie może) zrobić dla Twojego biznesu

Zajmijmy minutę, by przebić się przez szum medialny. Oto kilka przykładów, jak SI może pomóc w produktywności biznesowej:

• Automatyzowanie prostych zadań administracyjnych
• Przeprowadzanie analizy danych
• Ulepszanie wsparcia klienta
• Zagłębianie się w badania
• Pomoc w wsparciu kreatywnym

Z drugiej strony, powinieneś być bardzo ostrożny podczas używania SI do wykonywania zadań takich jak:

• Pisanie pełnych wersji roboczych
• Znajdowanie dokładnych i aktualnych informacji
• Praca nad kwestiami HR i prawnymi
• Podejmowanie decyzji finansowych
• Automatyzacja kreatywności

Obecne narzędzia SI są niezawodne, więc najlepiej unikać korzystania z SI, gdy błędy mają znaczenie.

Warto także pamiętać, że duże modele językowe nie mają nowych pomysłów — po prostu remiksują koncepty, z którymi się wcześniej zetknęły. Z tego powodu zalecamy kontrolowanie własnego procesu twórczego i korzystanie z SI jako z asystenta lub partnera.

12 Skutecznych Sposobów Na Zwiększenie Produktywności Dzięki SI

Dość już tych niejasnych zasad; jeśli poważnie myślisz o wykorzystaniu SI do zwiększenia produktywności, mamy mnóstwo gotowych pomysłów!

1. Automatyzuj swoją listę zadań i ustalaj priorytety

Jako mały przedsiębiorca, prawdopodobnie nie masz prywatnego sekretarza. Zarządzanie zadaniami to twoja własna dziedzina.

A chłopie, masz naprawdę wiele rzeczy do zrobienia. Samo aktualizowanie listy to praca na pół etatu.

Jeśli wolisz poświęcić więcej czasu na efektywne działanie, możesz wypróbować narzędzia SI wbudowane w platformy takie jak Notion, ClickUp i Todoist. Te narzędzia pomagają organizować twoje obciążenie pracą poprzez automatyczne priorytetyzowanie zadań, ustawianie przypomnień, a nawet sugerowanie przepływów pracy opartych na twoich celach.

Wyobraź sobie, że masz chaotyczną listę zadań na tydzień. SI może je automatycznie skategoryzować (np. „pilne”, „niski priorytet” itp.) a następnie stworzyć codzienny harmonogram, który zrównoważy twoje obciążenie pracą, zapewniając skupienie na tym, co najważniejsze.

Porada: Zintegruj swoje narzędzie do zarządzania projektami z aplikacją kalendarza, aby widzieć swoje zadania w harmonogramie.

2. Odpowiadaj Na E-maile Szybciej

Jeśli można by opisać coś w biznesie jako konieczne zło, to e-mail prawdopodobnie pasuje do tego najbardziej.

Przeciętny amerykański pracownik spędza prawie 11 godzin tygodniowo na pisaniu e-maili. Możesz założyć, że dla założycieli ten czas jest dłuższy.

Dobra wiadomość jest taka, że można znacznie skrócić ten czas, wykorzystując sztuczną inteligencję.

Superhuman, superReply oraz własna funkcja Gmaila Smart Compose wykorzystują SI do tworzenia szkiców e-maili w kilka sekund. Mogą nawet „czytać” poprzednie wiadomości w rozmowie i pisać odpowiedź pasującą do kontekstu. Niektóre pozwalają również wybrać żądany ton odpowiedzi.

Porada Profesjonalisty: Użyj ChatGPT do pisania e-maili! Tylko pamiętaj, aby przesłać przykład swojego stylu pisania, aby SI trafiła w odpowiedni ton.

3. Ulepsz Zarządzanie Czasem

Kiedy skupiasz się na czymś, łatwo zapomnieć, że czas płynie. W porządku jest to przy zadaniach o wysokim priorytecie, ale możesz spędzić cały tydzień, zastanawiając się nad głębokimi myślami, które mógłbyś zamieścić na LinkedIn. To nie jest zbyt produktywne.

Aby upewnić się, że mądrze wykorzystujesz swój cenny czas, dobrym pomysłem jest śledzenie swojej pracy. Narzędzia takie jak RescueTime TimeSheets i Timely korzystają z SI, aby monitorować dokładnie, jak spędzasz czas, identyfikować nieefektywności i sugerować sposoby optymalizacji harmonogramu. Mogą również pomóc w ustaleniu realistycznych celów i śledzeniu postępów.

Porada: Sprawdzaj cotygodniowe raporty dostarczane przez inteligentne narzędzia do śledzenia czasu, aby zidentyfikować wzorce w swojej produktywności i odpowiednio dostosować nawyki pracy.

4. Blokuj Rozpraszacze

Poświęcanie czasu na niewłaściwe zadania to nie jedyny zabójca produktywności.

Każde przeszkodzenie podczas ważnego zadania może łatwo zniszczyć twoje skupienie. Wystarczy jedno powiadomienie, aby skierować cię na drogę do prokrastynacji. A jeśli pracujesz z domu, jest jeszcze więcej potencjalnych rozpraszaczy do uniknięcia!

Na szczęście pomoc jest na wyciągnięcie ręki. Pojawia się nowa generacja aplikacji zasilanych przez SI, oferujących inteligentne filtry, które blokują strony i aplikacje wydające się nieproduktywne — media społecznościowe, strony informacyjne, YouTube i inne. Dwa wiodące rozwiązania to FocusTug i Hedge.

Podczas gdy tradycyjne blokery rozpraszania działają na prostych filtrach, te rozszerzenia przeglądarki weryfikują każdą stronę, aby upewnić się, że nie zbaczasz z pracy. Z Hedge możesz faktycznie powiedzieć aplikacji, nad czym chcesz pracować, a ona pomoże ci się skupić.

Warto Wiedzieć: Hedge zawiera również minutnik dla techniki Pomodoro, co oznacza, że możesz ustawić określony czas pracy.

5. Planuj Mądrzej z Kalendarzami Wspieranymi przez SI

Podobnie jak zarządzanie zadaniami, planowanie może mieć dość duży wpływ na Twoją ogólną produktywność.

Weźmy na przykład spotkania. Po poranku pełnym wideorozmów, twój wypalony mózg nie będzie w stanie wiele zdziałać po południu.

Również niektóre zadania wymagają określonej ilości czasu. Dopasowywanie tych elementów układanki do twojego kalendarza może być czasochłonną łamigłówką.

SI może skrócić ten proces. Narzędzia takie jak Motion i Clockwise mogą przygotować wstępny harmonogram w ciągu kilku minut i pomóc Ci zidentyfikować odpowiednie luki na nowe spotkania i zadania. Motion może nawet interweniować, gdy masz zamiar się przeciążyć.

Gdyby tylko istniało coś podobnego dla menu deserów.

Pro Tip: Większość narzędzi kalendarza AI pozwala ci udostępnić swój kalendarz pracownikom, aby mogli zaplanować spotkanie na dogodny dla nich czas. Jeśli później będziesz musiał coś przesunąć, aplikacja może się z tobą skontaktować i przearanżować wydarzenie.

6. Przyspiesz Tworzenie Treści

Oczywiście media społecznościowe nie są zawsze rozpraszające. Jako właściciel firmy możesz być odpowiedzialny za publikowanie na firmowych kontach. Możesz także tworzyć newsletery e-mail i posty na blogu.

Chociaż SI może w pełni zautomatyzować te zadania, wyniki mogą być niezadowalające. Zamiast tego warto używać SI jako twojego kreatywnego partnera.

Możesz korzystać z popularnych platform takich jak ChatGPT, Claude i Perplexity, aby badać tematy, rozwijać angażujące kąty oraz optymalizować treści pod kątem SEO. ChatGPT oraz generatory obrazów, takie jak Pika, mogą tworzyć wizualne treści na podstawie pisemnych instrukcji, a dedykowane modele AI mogą nawet tworzyć krótkie filmy. Wszystko to jest znacznie szybsze i łatwiejsze niż praca od podstaw.

Aby lepiej zrozumieć przepływ pracy, wyobraź sobie, że prowadzisz firmę sprzedającą panele słoneczne. Możesz otworzyć ChatGPT i poprosić o pomysły na treści, które pasowałyby do Twojego rynku docelowego. Następnie możesz wybrać swoje ulubione i poprosić SI o stworzenie zarysu w punktach lub zadanie do generowania treści wizualnych.

Kiedy stworzysz szkic, możesz włożyć go z powrotem do SI i poprosić o opinię.

Wskazówka: Specjalistyczne narzędzia do tworzenia treści zazwyczaj dają imponujące efekty. Do pisania treści rozważ użycie Write lub Jasper. Do wizualizacji wypróbuj Pika, Descript lub Canva.

7. Pracuj z Partnerem do Burzy Mózgów

Zawartość to nie jedyny obszar, w którym SI może działać jako Twój współpracownik.

Załóżmy, że myślisz o wprowadzeniu nowego produktu. Jak go nazwiesz? Jaka byłaby odpowiednia cena? Jak wygląda konkurencja?

To są wszystkie pytania, z którymi mogą Ci pomóc narzędzia takie jak ChatGPT oraz Doradca biznesowy AI od DreamHost. Odpowiedzi mogą nie być idealnie dokładne, ale powinny dać Ci punkt wyjścia do dodatkowych badań i burzy mózgów.

Możesz także poprosić SI o pomoc w rozwiązaniu konkretnych problemów w Twojej firmie. Im bardziej szczegółowe będzie Twoje zapytanie, tym bardziej spersonalizowana będzie odpowiedź.

Wskazówka: Pamiętaj, że SI to Twój asystent. Traktuj odpowiedzi jako punkt wyjścia, wybierz opcje, które mają najwięcej sensu i rozwijaj je, korzystając z własnej wiedzy i doświadczenia.

8. Uzyskuj Idealne Notatki z Każdego Spotkania

Robienie notatek to kluczowe zadanie administracyjne, ale nie ma szans, żebyś mógł skupić się na spotkaniu, jednocześnie dokładnie rejestrując najważniejsze punkty. Chyba że użyjesz SI.

Narzędzia takie jak Fireflies.ai i Otter.ai przekształcają nagranie twojego spotkania w pełną transkrypcję. Możesz następnie dodać nazwiska osób mówiących i wygenerować streszczenie dyskusji. Te narzędzia mogą nawet wydobyć z rozmowy elementy do działania oraz analizować emocjonalny ton rozmów, co oznacza, że żaden kontekst nie jest pomijany.

Jako zapracowany przedsiębiorca, możliwość przypomnienia sobie kluczowych punktów rozmowy z klientem sprzed trzech miesięcy jest niezwykle przydatna.

Wskazówka: Zawsze poświęć kilka minut na przeglądanie notatek wygenerowanych przez AI, aby upewnić się, że szczegóły zostały prawidłowo uchwycone, szczególnie w przypadku ważnych spotkań.

9. Twórz Prezentacje I Talię Slajdów Szybciej

Dostarczanie świetnej prezentacji i wspieranie jej zestawem slajdów to sprawdzony sposób na przekonanie dużych klientów. Problem polega na tym, że przygotowanie wszystkich tych slajdów zajmuje absurdalnie dużo czasu.

Narzędzia do prezentacji SI zmieniają tutaj zasady gry. Dzięki takim narzędziom jak Tome i Beautiful.ai, teraz można stworzyć eleganckie, profesjonalne pokazy slajdów w ciągu kilku minut.

Te inteligentne platformy obsługują stronę wizualną, dobierając układy odpowiednie dla twojej treści i wstawiając odpowiednie grafiki. Niektóre mogą nawet wygenerować skrypt lub wyodrębnić punkty z istniejącej prezentacji.

Ze wszystkich przypadków użycia SI, to musi być jeden z największych oszczędzających czas.

Wskazówka: SI może stanowić świetny punkt wyjścia dla twojej prezentacji. Mimo to, zawsze powinieneś dostosować treść do głosu twojej marki i wymagań odbiorców.

10. Przeprowadź Zaawansowaną Analizę Danych w Sekundy

Analiza danych to ważny pierwszy krok do poprawy procesów w Twojej firmie. Problem polega na tym, że niewielu właścicieli małych firm ma czas lub zasoby, aby poświęcić się dogłębnym badaniom. Może raz w roku, ale zdecydowanie nie co miesiąc.

Może to by się zmieniło, gdybyś miał do dyspozycji profesjonalistę od danych na pełny etat? Brzmi drogo, dopóki nie powiemy ci, że ten ekspert nazywa się ChatGPT.

Ulubiona SI świata to tak naprawdę doświadczony analityk danych — potrafi wydobyć kluczowe spostrzeżenia z dużych zbiorów danych i tworzyć imponujące wizualizacje. Wystarczy, że prześlesz surowe dane (plik CSV wystarczy) i poproś o wszystko, co chcesz wiedzieć.

Mogłeś nawet pójść o krok dalej i przesłać dane sprzedażowe za rok, interakcje z klientami oraz trendy rynkowe. SI powinna wygenerować kompleksowy raport pokazujący korelacje między wynikami produktów, demografią klientów, zmiennością sezonową oraz potencjalnymi przyszłymi możliwościami.

Jeśli to nie jest wartościowy wzrost produktywności, to nie wiemy, co nim jest!

Wskazówka: Pamiętaj, że analiza danych przez SI polega na zbieraniu informacji. Chociaż ten proces może ujawnić wartościowe spostrzeżenia, to twoja profesjonalna ocena powinna kierować procesem podejmowania decyzji.

11. Zdobądź Streszczenie Dowolnego Dokumentu

O rany. Dokument o objętości 80 stron właśnie wylądował na Twoim biurku, a Ty musisz znać wszystkie kluczowe wnioski do końca tygodnia.

Mógłbyś spędzić następne trzy dni robocze czytając każde słowo… albo po prostu skorzystać z SI, aby wybrać najważniejsze punkty, a następnie kontynuować pracę z listą zadań.

Uważamy, że druga opcja jest prawdopodobnie bardziej wydajna.

Znowu, ChatGPT i Claude są tutaj twoimi przyjaciółmi. Prześlij dokument, który chcesz przeanalizować, a następnie poproś SI o streszczenie tekstu. Alternatywnie, możesz zadać konkretne pytania i poprosić SI, aby odpowiedziało, cytując dosłownie.

Chociaż nie polecalibyśmy tej techniki do naprawdę ważnych rzeczy (jak dokumenty prawne), może ona zdecydowanie zaoszczędzić czas przy nadrabianiu zaległości w raportach wewnętrznych i podobnych.

Wskazówka: Zamiast czytać tylko podsumowanie, możesz poprosić SI, aby wyróżniła istotne fragmenty tekstu, a następnie samodzielnie zgłębić te sekcje.

12. Zdejmij Podstawową Obsługę Klienta z Swoich Ramion

Jeśli Twoja firma nie jest na tyle duża, by zatrudniać pełnoetatowego pracownika wsparcia, prawdopodobnie nadal samodzielnie odpowiadasz na wiele zapytań. I szczerze mówiąc, niektóre z nich są naprawdę bezcelowe — jak pytania, które zostały już odpowiedziane w twoich najczęstszych pytaniach.

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz spędzać połowy swojego tygodnia pracy na obsłudze tych żądań. Możesz zamiast tego użyć bota wspomaganego przez SI.

Rozwiązania takie jak Zendesk i Help Scout pozwalają na ustawienie obsługiwanego przez SI chatbota, który może zapewnić wsparcie dla klientów przez całą dobę na Twojej stronie internetowej. Te boty mogą interpretować przychodzące zapytania, kierować użytkowników do odpowiednich zasobów i zbierać informacje o bardziej złożonych zgłoszeniach wsparcia.

Wskazówka: Regularnie aktualizuj swój system wsparcia klienta AI o nowe informacje o produkcie, typowe pytania klientów oraz wytyczne dotyczące marki, aby odpowiedzi były zawsze na odpowiednim poziomie.

Zwiększ Wydajność W Całej Swojej Firmie

Jak udowadnia ten przewodnik, SI ma potencjał do poprawy wielu obszarów Twojego przepływu pracy jako przedsiębiorcy — od przyspieszania codziennych obowiązków po zwiększanie kreatywności. Może nawet pomóc Ci efektywniej wykonywać wiele zadań jednocześnie.

Kluczowe jest, aby nie polegać zbytnio na SI. Obecna generacja narzędzi jest potężna, ale powinieneś mieć nadal mocno trzymane ręce na kierownicy.

Jeśli chcesz eksperymentować, wypróbuj naszego Doradca biznesowy AI. Jest zaprojektowany, aby pomóc Ci w radzeniu sobie z typowymi zadaniami biznesowymi i jest całkowicie darmowy dla klientów DreamHost!

A jeśli masz ochotę odświeżyć swoją obecność w internecie, zajrzyj do naszego Kreatora stron internetowych z AI Liftoff. Wpisz, czego potrzebujesz, a on stworzy nowy, gotowy do publikacji projekt w zaledwie 60 sekund.

Zapisz się na jeden z naszych planów hostingowych już dziś, aby odblokować te niesamowite narzędzia!