12 Slimme Manieren Om Je Productiviteit Te Verhogen Met AI

Een bedrijf bezitten kan aanvoelen als het runnen van een circus. Je hebt misschien geen olifanten die op reusachtige strandballen balanceren, maar je jongleert zeker met meerdere taken terwijl je op het koord van de winstgevendheid loopt.

Zou het niet fijn zijn om iets van je bord te kunnen nemen?

Nou, dat is wat slimme ondernemers nu doen. Hun geheim is AI.

We zullen niet suggereren dat kunstmatige intelligentie je hele werkdag kan automatiseren of personeel kan vervangen, maar er is geen twijfel dat de technologie je productiviteit op het werk kan verhogen.

Om je te helpen deze voordelen te benutten, hebben we een praktische gids gemaakt voor AI-gestuurde productiviteit.

Klaar om te beginnen? Laten we gaan!

Hoe AI Je Productiviteit Kan Verbeteren

AI beleeft nu een hoogtepunt. Je hebt waarschijnlijk mensen horen zeggen dat de technologie “elke industrie zal ontwrichten” en “iedereen door robots zal vervangen.”

Dat moet nog blijken. We zijn nog niet op dat punt.

AI is meer als een echt slimme stagiair. Je zou het waarschijnlijk niet onbeheerd iets moeten laten doen. Maar met de juiste instructies kan het een reeks taken aan en je eigen werk ondersteunen.

Net zo belangrijk, de meeste AI-tools zijn veel gemakkelijker te gebruiken dan traditionele software. Je typt gewoon in wat je nodig hebt en wacht op het antwoord. Als het eerste antwoord niet helemaal juist is, vraag je gewoon om aanpassingen.

Wat AI Wel (en Niet) Kan Doen Voor Jouw Bedrijf

Laten we even de tijd nemen om door de hype heen te snijden. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe AI kan helpen bij bedrijfsproductiviteit:

• Automatiseren van eenvoudige administratie
• Uitvoeren van data-analyse
• Verbeteren van klantenservice
• Onderzoek doen
• Ondersteuning bieden bij creatieve processen

Aan de andere kant moet je zeer voorzichtig zijn met het gebruiken van AI voor taken zoals:

• Volledige ontwerpen schrijven
• Nauwkeurige, actuele informatie vinden
• Werken aan HR en juridische zaken
• Financiële besluitvorming
• Creativiteit automatiseren

Huidige AI-tools zijn onbetrouwbaar, dus het is beter om AI te vermijden wanneer fouten ertoe doen.

Het is ook de moeite waard om in gedachten te houden dat grote taalmodellen geen nieuwe ideeën hebben — ze remixen alleen concepten die ze eerder zijn tegengekomen. Om deze reden raden we aan controle te houden over je creatieve workflow en AI te gebruiken als een assistent of partner.

12 Effectieve Manieren Om Productiviteit Te Verhogen Met AI

Genoeg van de vage vuistregels; als je serieus gebruik wilt maken van AI om de productiviteit te verhogen, hebben we een heleboel ideeën klaarstaan!

1. Automatiseer Je To-Do Lijst en Prioriteer Taken

Als kleine ondernemer heb je waarschijnlijk geen privésecretaris. Taakbeheer is jouw eigen domein.

En jongen, je hebt echt een hoop taken. Alleen al het bijhouden van de lijst is een parttime baan.

Als je liever meer tijd besteedt aan het afronden van taken, kun je de AI-tools proberen die zijn geïntegreerd in platforms zoals Notion, ClickUp en Todoist. Deze tools helpen bij het organiseren van je werklast door automatisch taken te prioriteren, herinneringen in te stellen en zelfs workflows voor te stellen op basis van je doelen.

Stel je voor dat je een chaotische lijst met taken voor de week hebt. AI kan ze automatisch categoriseren (bijv. “dringend”, “lage prioriteit”, enz.) en vervolgens een dagelijkse planning maken die je werklast in evenwicht brengt, zodat je je kunt concentreren op wat het belangrijkst is.

Professionele Tip: Integreer je projectmanagementtool met je agenda-app om je taken binnen je planning te zien.

2. Sneller Reageren Op E-mails

Als je iets in het bedrijfsleven als een noodzakelijk kwaad zou kunnen omschrijven, dan komt e-mail waarschijnlijk het dichtst in de buurt.

De gemiddelde Amerikaanse werknemer besteedt bijna 11 uur per week aan het typen van e-mails. Je kunt erop rekenen dat dit getal hoger is voor oprichters.

Het goede nieuws is dat het mogelijk is om deze tijd drastisch te verminderen met behulp van kunstmatige intelligentie.

Superhuman, superReply en Gmail’s eigen Smart Compose gebruiken allemaal AI om in enkele seconden e-mailconcepten te maken. Ze kunnen zelfs eerdere berichten in het gesprek “lezen” en een antwoord schrijven dat bij de context past. Sommige laten je ook zelf de toon kiezen.

Professionele Tip: Gebruik ChatGPT voor het samenstellen van e-mails! Zorg er wel voor dat je een voorbeeld van je schrijfstijl uploadt, zodat de AI de juiste toon raakt.

3. Verbeter Je Tijdmanagement

Wanneer je je concentreert op iets, is het makkelijk om te vergeten dat de tijd verstrijkt. Dit is prima bij taken met hoge prioriteit, maar je kunt een hele week besteden aan het bedenken van diepgaande gedachten om op LinkedIn te plaatsen. Niet erg productief.

Om ervoor te zorgen dat je je kostbare tijd verstandig gebruikt, is het een goed idee om je werk bij te houden. Tools zoals RescueTime TimeSheets en Timely gebruiken AI om precies te monitoren hoe je je tijd besteedt, inefficiënties te identificeren en manieren voor te stellen om je schema te optimaliseren. Ze kunnen je ook helpen realistische doelen te stellen en je voortgang te volgen.

Professionele Tip: Controleer de wekelijkse rapporten die door slimme tijdregistratietools worden verstrekt om patronen in je productiviteit te identificeren en pas je werkgewoonten dienovereenkomstig aan.

4. Blokkeer Afleidingen

Tijd besteden aan de verkeerde taak is niet de enige productiviteitskiller.

Een onderbreking tijdens een belangrijke taak kan gemakkelijk je concentratie vernietigen. Het kost slechts één melding om je op het pad naar uitstelgedrag te sturen. En als je vanuit huis werkt, zijn er nog veel meer mogelijke afleidingen om te vermijden!

Gelukkig is er hulp beschikbaar. Er komt een nieuwe generatie AI-gestuurde apps aan, die slimme filters bieden die websites en apps blokkeren die onproductief lijken — sociale media, nieuwssites, YouTube, en dergelijke. Twee koplopers zijn FocusTug en Hedge.

Terwijl traditionele afleidingsblokkers vertrouwen op eenvoudige filters, keuren deze browserextensies elke pagina om er zeker van te zijn dat je niet afdwaalt van je werk. Met Hedge kun je de app daadwerkelijk vertellen waar je aan wilt werken, en het zal je helpen om op taak te blijven.

Professionele Tip: Hedge bevat ook een timer voor de Pomodoro-techniek, wat betekent dat je je kunt vastleggen voor een vastgestelde hoeveelheid tijd.

5. Plan Slimmer Met AI-gestuurde Kalenders

Net als taakbeheer kan planning een behoorlijk grote invloed hebben op je algehele productiviteit.

Neem vergaderingen als voorbeeld. Na een ochtend vol met videogesprekken, gaat je uitgeputte brein ‘s middags niet veel gedaan krijgen.

Evenzo nemen bepaalde taken een specifieke hoeveelheid tijd in beslag. Deze puzzelstukjes in je agenda passen kan een tijdrovende puzzel zijn.

AI kan dit proces versnellen. Tools zoals Motion en Clockwise kunnen binnen enkele minuten een conceptplanning opstellen en je helpen geschikte ruimtes te vinden voor nieuwe vergaderingen en taken. Motion kan zelfs ingrijpen als je op het punt staat jezelf te veel uit te rekken.

Als er toch eens iets soortgelijks voor dessertmenu’s was.

Pro Tip: De meeste AI-agendatools stellen je in staat je agenda te delen met je personeel, zodat zij een tijd kunnen inplannen die voor hen werkt. Als je later dingen moet verplaatsen, kan de app contact opnemen en het evenement voor je herindelen.

6. Versnel Contentcreatie

Natuurlijk is social media niet altijd een afleiding. Als bedrijfseigenaar kun je verantwoordelijk zijn voor het plaatsen op de bedrijfsaccounts. Je kunt ook de persoon zijn die e-mailnieuwsbrieven en blogberichten creëert.

Hoewel AI deze taken volledig kan automatiseren, kunnen de resultaten teleurstellend zijn. In plaats daarvan is het de moeite waard om AI te gebruiken als je creatieve partner.

Je kunt populaire platformen zoals ChatGPT, Claude en Perplexity gebruiken om onderwerpen te onderzoeken, boeiende invalshoeken te ontwikkelen en zelfs content te optimaliseren voor SEO. ChatGPT en afbeeldingengeneratoren, zoals Pika, kunnen visuele inhoud produceren vanuit geschreven instructies, en specifieke AI-modellen kunnen zelfs korte video’s maken. Het is allemaal veel sneller en gemakkelijker dan vanaf nul beginnen.

Om een beter begrip te krijgen van de workflow, stel je voor dat je een bedrijf hebt dat zonnepanelen verkoopt. Je zou ChatGPT kunnen openen en om inhoudsideeën vragen die geschikt zouden zijn voor je doelmarkt. Vervolgens kun je je favorieten uitkiezen en de AI vragen om een bullet-point overzicht of een prompt te creëren voor het genereren van visuele inhoud.

Zodra je het concept hebt gemaakt, kun je het terugplaatsen in de AI en om feedback vragen.

Pro Tip: Gespecialiseerde inhoudstools leveren meestal indrukwekkendere resultaten op. Overweeg voor geschreven inhoud het gebruik van Write of Jasper. Voor visuele inhoud, probeer Pika, Descript, of Canva.

7. Werk Samen Met Een Brainstormmaatje

Inhoud is niet het enige gebied waar AI kan optreden als je samenwerkingspartner.

Stel je voor dat je overweegt een nieuw product te lanceren. Hoe zou je het noemen? Wat zou een geschikt prijspunt zijn? Hoe ziet de concurrentie eruit?

Dit zijn allemaal vragen waar tools zoals ChatGPT en DreamHost’s eigen AI Bedrijfsadviseur je mee kunnen helpen. De antwoorden zijn misschien niet perfect nauwkeurig, maar dit zou je een startpunt moeten geven voor extra onderzoek en brainstormen.

Je kunt ook AI vragen om je te helpen bij het oplossen van specifieke problemen binnen je bedrijf. Hoe gedetailleerder je vraag, hoe persoonlijker het antwoord zal zijn.

Professionele Tip: Onthoud, AI is jouw assistent. Gebruik de antwoorden als startpunt, kies de opties die het meest logisch zijn en bouw erop voort met je eigen kennis en ervaring.

8. Krijg Perfecte Notulen Van Elke Vergadering

Notities maken is een essentiële administratieve taak, maar er is geen manier waarop je je kunt concentreren op een vergadering terwijl je een uitgebreid verslag bijhoudt van de belangrijkste punten. Tenzij je AI gebruikt, natuurlijk.

Tools zoals Fireflies.ai en Otter.ai zetten een opname van je vergadering om in een volledige transcriptie. Je kunt vervolgens de namen van de sprekers toevoegen en een samengevatte versie van de discussie genereren. Deze tools kunnen zelfs actiepunten uit het gesprek halen en de emotionele toon van de conversatie analyseren, wat betekent dat geen enkele context wordt weggelaten.

Als een drukke ondernemer is het super handig om jezelf te kunnen herinneren aan de belangrijke gesprekspunten van een klantafspraak drie maanden geleden.

Pro Tip: Besteed altijd een paar minuten aan het nakijken van door AI gegenereerde notities om te zorgen dat de details nauwkeurig zijn vastgelegd, vooral bij belangrijke afspraken.

9. Presentaties en Diapresentaties Sneller Maken

Een geweldige presentatie geven en deze ondersteunen met een diapresentatie is een beproefde manier om grote klanten voor je te winnen. Het probleem is dat het voorbereiden van al die dia’s belachelijk veel tijd kost.

AI-presentatietools veranderen hier het spel. Met tools zoals Tome en Beautiful.ai is het nu mogelijk om gepolijste, professionele diavoorstellingen in minuten te bouwen.

Deze intelligente platforms beheren de visuele kant, kiezen lay-outs die bij je inhoud passen en voegen relevante afbeeldingen in. Sommige kunnen zelfs een script genereren of kernpunten uit een bestaande presentatie halen.

Van alle toepassingen voor AI, moet dit een van de grootste tijdbespaarders zijn.

Professionele Tip: AI kan een geweldig startpunt bieden voor je diavoorstelling. Je moet echter altijd de inhoud aanpassen aan je merkstem en de eisen van je publiek.

10. Voer Geavanceerde Data-analyse Uit in Seconden

Data-analyse is een belangrijke eerste stap om processen in jouw bedrijf te verbeteren. Het probleem is dat weinig kleine ondernemers de tijd of middelen hebben om zich te wijden aan een diepgaande analyse. Misschien eens per jaar, maar zeker niet elke maand.

Misschien zou dat veranderen als je een fulltime data professional bij de hand had? Het klinkt duur totdat we je vertellen dat deze expert bekend staat als ChatGPT.

De favoriete AI van de wereld is eigenlijk een ervaren data-analist — in staat om belangrijke inzichten uit grote datasets te halen en indrukwekkende visualisaties te produceren. Het enige wat je hoeft te doen is de ruwe data uploaden (een CSV-bestand volstaat) en alles vragen wat je wilt weten.

Je zou zelfs nog een stap verder kunnen gaan en een jaar aan verkoopgegevens, klantinteracties en markttrends uploaden. De AI zou een uitgebreid rapport moeten genereren dat de verbanden toont tussen productprestaties, klantdemografie, seizoensvariaties en potentiële toekomstige kansen.

Als dat geen waardevolle productiviteitsverbetering is, weten we het ook niet!

Professionele Tip: Onthoud dat AI-gegevensanalyse gaat over het verzamelen van informatie. Hoewel dit proces krachtige inzichten kan onthullen, zou jouw professionele oordeel het besluitvormingsproces moeten sturen.

11. Krijg Een Samenvatting Van Elk Document

Oh jongen. Er is net een document van 80 pagina’s op je bureau beland, en je moet alle belangrijke punten weten tegen het einde van de week.

Je zou de volgende drie werkdagen kunnen besteden aan het lezen van elk woord… of je zou AI kunnen laten kiezen wat de belangrijkste punten zijn en dan doorgaan met je takenlijst.

We denken dat de tweede optie waarschijnlijk efficiënter is.

Nogmaals, ChatGPT en Claude zijn hier je vrienden. Upload het document dat je wilt bekijken, en vraag dan aan de AI om de tekst samen te vatten. Je kunt ook specifieke vragen stellen en de AI laten antwoorden door letterlijke citaten te gebruiken.

Hoewel we deze techniek niet zouden aanraden voor echt belangrijke zaken (zoals juridische documenten), kan het je zeker tijd besparen bij het bijhouden van interne rapporten en dergelijke.

Professionele Tip: In plaats van alleen de samenvatting te lezen, kun je de AI vragen om relevante delen van de tekst te markeren, waarna je die secties zelf volledig kunt bestuderen.

12. Haal Basis Klantenservice Van Je Bord

Tenzij je bedrijf groot genoeg is om een fulltime supportmedewerker te hebben, handel je waarschijnlijk nog steeds veel binnenkomende vragen af. En om heel eerlijk te zijn, sommige daarvan zijn echt zinloos — zoals vragen die al beantwoord zijn in je veelgestelde vragen.

Het goede nieuws is dat je niet de helft van je werkweek hoeft te besteden aan het afhandelen van deze verzoeken. Je kunt in plaats daarvan een AI-ondersteuningsbot gebruiken.

Oplossingen zoals Zendesk en Help Scout stellen je in staat om AI-gestuurde chatbots in te zetten die 24/7 ondersteuning kunnen bieden aan klanten via je website. Deze bots kunnen binnenkomende verzoeken interpreteren, gebruikers naar relevante bronnen leiden en informatie verzamelen over complexere supporttickets.

Professionele Tip: Houd je AI klantensupportsysteem bijgewerkt met nieuwe productinformatie, veelvoorkomende klantvragen en merkrichtlijnen om te zorgen dat de antwoorden altijd voldoen.

Verhoog De Productiviteit In Je Bedrijf

Zoals deze gids bewijst, heeft AI het potentieel om meerdere gebieden van je workflow als ondernemer te verbeteren — van het versnellen van dagelijkse klusjes tot het versterken van je creativiteit. Het kan je zelfs helpen effectiever te multitasken.

Het is belangrijk om niet te veel op AI te vertrouwen. De huidige generatie tools is krachtig, maar je moet nog steeds zelf stevig aan het stuur zitten.

Als je wilt experimenteren, probeer dan onze AI Bedrijfsadviseur. Het is ontworpen om je te helpen met veelvoorkomende zakelijke taken, en het is volledig gratis voor DreamHost klanten!

En als je je online aanwezigheid wilt bijwerken, ga dan naar onze Liftoff AI Website Bouwer. Typ wat je nodig hebt, en het creëert een fris, klaar-om-te-publiceren ontwerp in slechts 60 seconden.

Meld je vandaag nog aan voor een van onze hostingplannen om deze geweldige tools te ontgrendelen!